個人情報取扱規則

藤沢の子どもたちのためにつながる会 個人情報取扱規則

 

(目的)
第1条 この個人情報取扱規則は、藤沢の子どもたちのためにつながる会(以下、「本会」という。)が保有する個人情報の適正な取扱いと社会教育活動の円滑な運営を図り、会員個人の権利・利益を保護することを目的に、役員・会員名簿及びその他の個人情報データベース(以下、単に「個人情報データベース」という。)の取扱いについて定める。

(責務)
第2条 本会は個人情報保護に関する法令を遵守するとともに、社会教育活動における個人情報の保護に努めねばならない。

(管理者)
第3条 本会における個人情報データベースの管理者は、藤沢の子どもたちのためにつながる会代表とする。

(取扱者)
第4条 本会における個人情報データベースの取扱者は、サポートスタッフとする。

(秘密保持義務)
第5条 個人情報データベースの管理者・取扱者は、職務上知ることができた個人情報を、みだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。

(収集方法)
第6条 本会が個人情報を収集するときは、あらかじめその個人情報の利用目的を決め、本人に明示しなければならない。なお、病歴、障害、医師等からの指導・調剤情報などを収集する場合は、これもあらかじめ本人の同意を得ねばならない。

(利用)
第7条 取得した個人情報は、次の目的のために利用する。
⑴文書の送付、連絡事項・情報等の発信
⑵役員名簿・会員名簿の作成、出席者名簿の作成
⑶大規模災害等、会員の人命安全に関わる際の情報共有のため

(利用目的による制限)
第8条 本会はあらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取扱ってはならない。

(管理)
第9条 個人情報は管理者または取扱者が保管するものとし、適正に管理しなければならない。
2 不要となった個人情報は管理者立会いのもとで、適正かつ速やかに廃棄しなければならない。

(保管及び持ち出し等)
第10条 個人情報データベース、個人データを取り扱う電子機器等については、ウィルス対策ソフトを入れるなど適切な状態で管理しなければならない。また、持ち出す場合は、電子メールでの送付も含め、送付情報内容の限定やファイルにパスワードをかけるなど利用者を適切に管理し、使用後もそのデータを適切に管理しなければならない。

(第三者提供の制限)
第11条 本会の取り扱う個人情報は次にあげる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。
⑴法令に基づく場合
⑵人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合
⑶公衆衛生の向上又は児童生徒の健全育成の推進に必要がある場合
⑷国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

(第三者提供を受ける際の確認等)
第12条 第三者(前条第1号から第4号の場合及び県、市役所、区役所を除く)から個人情報の提供を受けるときは、次の項目について記録を作成し保存する。
⑴第三者の氏名
⑵第三者が個人情報を取得した経緯
⑶提供を受ける対象者の氏名
⑷提供を受ける情報の項目
⑸対象者の同意を得ている旨(事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要)

(第三者提供に係る記録の作成等)
第13条 個人情報を第三者(前条第1号から第4号の場合及び県、市役所、区役所を除く)に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。
⑴第三者の氏名
⑵提供する対象者の氏名
⑶提供する情報の項目
⑷対象者の同意を得ている旨

(情報開示等)
第14条 本会は、本人から個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められたときは、法令に沿ってこれに応じる。

(漏えい時等の対応)
第15条 個人情報データベースを漏えい等(紛失含む)したおそれがあることを把握した場合は、直ちに管理者に報告する。

(研修)
第16条 本会は、構成員に対して、定期的に、個人データの取り扱いに関する留意事項について、研修を実施するものとする。

(苦情の処理)
第17条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

(改正)
第18条 本会の「藤沢の子どもたちのためにつながる会 個人情報取扱規則」は、総会において改正する。

附則
本規則は、2018年6月9日より施行する。